Il tempo è essenziale: le aziende devono prepararsi alla fatturazione elettronica obbligatoria

Andre von de Ven, vicepresidente regionale delle vendite DACH presso OpenText ©OpenText

In paesi come Italia, Francia e Polonia, la fatturazione elettronica è già obbligatoria o è attualmente in fase di implementazione. Altri paesi seguiranno l’esempio nel prossimo futuro, compresa la Germania. Ma Andre von de Veen, vicepresidente regionale delle vendite DACH presso OpenText, rivela perché vale la pena impegnarsi oggi nella fatturazione elettronica.

Il 64% delle aziende emette ancora fatture su carta, come queste Stare Da IDG e OpenText. Ma tutto questo diventerà presto un ricordo del passato, perché sta arrivando la fatturazione elettronica – ed è obbligatoria. Nel dicembre 2022, la Commissione Europea ha presentato un progetto di direttiva per l’iniziativa sull’imposta sul valore aggiunto nell’era digitale (ViDA). Dal 1° gennaio 2028 la nuova normativa si applicherà in tutta l’Unione Europea. Anche questo Ministero federale delle finanze Nell’aprile di quest’anno la BMF ha presentato una proposta di modifica della legge in discussione, che prevede un’attuazione graduale a partire dal 2025. Tuttavia il Consiglio federale si è ora espresso su questo piano della BMF e propone di rinviare l’introduzione al 1° gennaio 2027. Il Consiglio federale vuole innanzitutto garantire che le aziende interessate abbiano tempo sufficiente per presentare le fatture elettroniche. La versione riveduta della legge dovrebbe essere presentata al Bundestag alla fine di novembre e solo allora si potrà stabilire la data effettiva per la sua introduzione.

La pressione sulle imprese aumenta più lentamente del previsto. Una cosa è però certa: arriverà il termine per garantire le basi tecniche necessarie a soddisfare i complessi requisiti legali della fatturazione elettronica.

Questo è ciò che le nuove leggi significano per le aziende

Secondo la legge, in generale si applica quanto segue: le aziende possono inviare e ricevere fatture locali solo in formato elettronico. Inoltre, è obbligatorio un formato strutturato: non saranno più accettati file cartacei e PDF. A tal fine il governo federale ha approvato un sistema di reporting uniforme a livello nazionale per la creazione, l’esame e la presentazione delle fatture. Nella prima fase di implementazione nel gennaio 2025/2028, le fatture elettroniche rimarranno “facoltative”. Tuttavia, i destinatari devono avere i mezzi per accettare questa ricevuta. Dal 2026/2029 la tariffazione sarà obbligatoria per le imprese con fatturato annuo pari o superiore a 800.000 euro; L’impegno per le piccole imprese seguirà nel 2027. A partire dal 2028/2030, l’intero processo di fatturazione elettronica dovrà essere allineato ai pertinenti requisiti dell’UE.

In questo modo il legislatore vuole prevenire le frodi sull’IVA, che è uno dei motivi principali per avviare questo sviluppo. Tuttavia, in Germania l’infrastruttura e il processo esatti non sono ancora noti. Ma ciò che è già certo è che, a differenza dell’Italia, il governo federale, nella sua forma attuale, abbandonerà il modello di liquidazione in base al quale le autorità fiscali eseguono una fase di esame o approvazione prima di inviare il documento al destinatario.

Tuttavia, questi requisiti rappresentano una sfida importante. Ogni paese ha specifiche diverse che devono essere implementate. Inoltre, si prevede che i requisiti dei paesi coinvolti cambino regolarmente. Queste modifiche possono essere apportate con breve preavviso e possono essere pubblicate solo nella lingua locale. Tuttavia, le aziende devono attuare immediatamente queste misure, altrimenti rischiano sanzioni. Chi opera a livello transfrontaliero deve monitorare gli sviluppi specifici del paese ed essere in grado di reagire rapidamente.

I processi di fatturazione automatizzati garantiscono la massima tranquillità

L’obbligo di comunicazione e la pressione all’aggiornamento rendono la fatturazione elettronica una questione complessa e dispendiosa in termini di tempo. Allo stesso tempo, questa sfida offre l’opportunità di automatizzare il più possibile i processi di fatturazione e quindi ridurre i costi. Ciò rende assolutamente indispensabile una piattaforma di fatturazione elettronica completa e centralizzata. I vantaggi si presentano sia sul lato delle fatture in entrata che su quelle in uscita.

Al ricevimento di una fattura, la soluzione di fatturazione elettronica trasmette tutte le informazioni importanti come numero di fattura, data della fattura, valore lordo/netto della fattura ecc. dalla fattura al sistema di elaborazione successiva senza la necessità di ulteriore intervento manuale. Non sono necessarie fasi di scansione, OCR o convalida. I dati di fatturazione “perfetti” forniti tramite la fatturazione elettronica fungono da base sia per la prenotazione automatizzata che per la generazione della fattura (abbinamento a tre vie) e per l’archiviazione elettronica. È disponibile anche una visualizzazione leggibile dall’uomo.

Prima che la fattura in uscita raggiunga il destinatario, la soluzione di fatturazione elettronica non solo verifica le informazioni obbligatorie, ma converte anche il formato della fattura in base ai requisiti del destinatario. Il sistema ricevente può essere un sistema client e/o una piattaforma governativa. Dal punto di vista legale, il fornitore di servizi completi tiene conto del lavoro per i propri clienti: si occupa costantemente dei cambiamenti e dell’espansione dei requisiti legali internazionali, indicando in modo proattivo i cambiamenti e offrendo possibili soluzioni. Non è consigliabile per le aziende attive a livello internazionale avere un gran numero di “soluzioni indipendenti” locali – dopo tutto, non vogliono dover gestire una miriade di diverse soluzioni tecniche, persone di contatto, livelli di servizio, contratti, modelli di prezzo e operazioni parallelamente perché sono troppo impegnati all’estero.

Finora solo poche aziende automatizzano completamente la fatturazione elettronica: secondo IDG e OpenText ciò rappresenta solo il 40% di tutte le aziende intervistate a livello mondiale. Sebbene manchino ancora alcuni anni prima che le direttive dell’UE vengano tradotte nel diritto nazionale, una nuova legge sulla fatturazione elettronica emanata dal governo federale è proprio dietro l’angolo. Ciò significa che le aziende non possono restare inattive e devono prepararsi a questo cambiamento.

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